Tietosuoja

Tämän dokumentin tarkoitus on kuvata HL Group Oy:n käytänteet siitä, miten käsittelemme asiakkaidemme, toimittajiemme ja yhteistyökumppaneidemme henkilötietoja. Kunnioitamme asiakkaidemme yksityisyyttä ja tästä syystä haluamme kertoa, kuinka voit myös itse vaikuttaa siihen, miten tietojasi käsitellään.

Pääsääntöisesti käytämme henkilötietoja:

• palveluidemme sujuvaan toimittamiseen
• myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen
• kehittääksemme ja parantaaksemme toimintaamme.

HL Groupin asiakasrekisteri

Kuka tietoa kerää?

HL Group Oy (0108731-2) Hiekkakiventie 5 00710 Helsinki

Mitä tietoja kerätään?

Henkilöistä saatamme kerätä seuraavia tietoja:

• henkilön nimi
• henkilön asema/titteli
• henkilön yhteystiedot: yritys jossa työskentelee, puhelin, sähköpostiosoite
• asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot, kuten: palautteet, muistiot, tilaus- ja keskusteluhistoria.

Emme kerää yksityishenkilöiden henkilötunnuksia.

Henkilötietojen käsittely ja tietosisältö

Käytämme henkilötietoja:

• myyntiin
• asiakkuuksiemme sujuvaan hoitoon
• tilauksien tuottamiseen, käsittelyyn ja arkistointiin
• asiakkaille viestimiseen
• toimintamme kehittämiseen
• tehokkaan ja oikein kohdennetun markkinoinnin toteuttamiseen
• tilaisuuksien järjestämiseen

Eli tyypillisen, hyvän tavan mukaisen liiketoiminnan harjoittamiseen liittyvien toimenpiteiden tekemiseen.

Asiakas voi milloin vain lopettaa suhteensa HL Groupiin esimerkiksi pyytämällä sulkemaan käyttäjätilinsä tai irtisanomalla asiakkuutensa ja sopimuksensa. Tällöin säilytämme henkilötietoja sen ajan, mikä sopimuksen purkamiseen ja siihen liittyviin asioihin menee. Emme säilytä asiakkaan tietoja kuitenkaan pidempään kuin on lain mukaan sallittua.

Oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja aina laillisesti ja vain tarpeenmukaisesti silloin, kun sille on oikeudellinen syy. Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitakin tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja myyntiä koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

Kaikki henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Tallennettujen henkilötietojen saatavuus ja oikaisumahdollisuus

Henkilöllä on oikeus:

• oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista
• pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
• tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä sähköpostiosoitteeseen hlgroup@hlgroup.fi. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa pyynnön tekijän henkilöllisyyden.

Joissain tilanteissa voi olla mahdollista, että lakisääteiset velvollisuudet tai oikeudet estävät meitä poistamasta joitain tietoja. Tällaisissa asioissa informoimme asianomaista.

Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

Tietojen poistaminen

Asiakkaan tai toimittajan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida. Pyynnön jälkeen tietoa ei enää käytetä selosteessa lueteltuihin tarkoituksiin.

Osalle tiedoista lainsäädäntö tai asiakkaan kanssa tehdyt sopimukset voivat asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
• järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen sivuston asiakkaillemme
• asiakkaan omasta pyynnöstä tai tarpeesta säilyttää esimerkiksi sivustoa ja sen sisältämiä tietoja Internetissä ylimääräisten vuosien ajan.
• Pidätämme oikeuden varmistaa, että asiakassuhteen hoito henkilötietojen poistamisen jälkeen on edelleen sujuvaa, ts. HL Groupilla on asiakas-/toimittajayritykseen vähintään yksi kontakti henkilötietoineen.

Valitusoikeus

Jos asiakas kokee, että hänen henkilötietojensa käsittely on ollut ristiriidassa säännösten kanssa, on hänellä oikeus tehdä asiasta valitus.

Asiakkaalla on myös oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva suostumus milloin hyvänsä.

Tietojen luovutus

Pyrimme välttämään tietojen luovuttamista kolmansille osapuolille. Joissain tapauksissa tämä on kuitenkin tarkoituksenmukaista, koska käytämme myös HL Groupin ulkopuolella tuotettuja ohjelmistoja tehokkaan toiminnan takaamiseksi. Jos tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille, teemme sen lainsäädäntöä kunnioittaen sekä luovuttaen mahdollisimman vähän tietoja.

Tietoja luovutetaan projektien edistämis-, asiakkuudenhoito- tai HL Groupin omiin markkinointitarkoituksiin.

Missään tilanteissa HL Group ei luovuta asiakkaidensa sähköpostiosoitteita muille osapuolille. uutiskirjeiden ja sähköpostiviestien lähetys tapahtuu niin, että sähköpostiosoitteet eivät näy muille vastaanottajille. Jos asiakas ei halua antaa sähköpostiosoitettaan, kunnioitamme kieltoa.

Asiakkaamme voivat helposti peruuttaa uutiskirjeemme painamalla kirjeessä olevaa ”Etkö halua meiltä enää postia? Voit poistua listalta.” –linkkiä. Painamalla kyseistä linkkiä uutiskirjeiden toimitus loppuu välittömästi.

Säilytämme henkilötietoja niin, että niihin pääsy on rajattu vain sellaisille työntekijöille, joilla on perusteltu syy päästä tietoihin. Työntekijöiden täytyy käyttää henkilötunnistusta päästäkseen tietoihin käsiksi. Myös yrityksen verkkoon kirjautumiseen vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana ja meillä on käytössämme palomuurit sekä viruksentorjuntaohjelmat.

Evästeet

HL Groupin verkkosivut käyttävät evästeitä (cookies).

Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

HL Group kerää evästeiden avulla tietoja sivustoilla vierailevilta henkilöiltä. Tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta ja sivuston sisältöä, kehitetään liiketoimintaa ja kohdennetaan markkinointia.

Yleensä selaimet mahdollistavat, että käyttäjän tietokoneelle ei tallenneta evästeitä. Jos haluat näin toimia, tarkasta oman selaimesi asetukset. On kuitenkin hyvä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Vaikka tietyillä reunaehdoilla on teoriassa mahdollista yksilöidä yksittäinen kävijä evästeiden avulla, niin tätä emme tee. HL Group käyttää evästeitä kävijätilastojen tuottamiseen sivustoanalytiikkaohjelmiston avulla sekä mahdollisesti uudelleenmarkkinoinnin toteuttamiseen.

Uudelleenmarkkinoinnissa henkilölle voidaan näyttää mainoksia perustuen hänen selaushistoriaansa. Näissäkään tapauksissa emme esimerkiksi tiedä, mitä sivuja yksittäinen kävijä on selannut.